Arbeitsrecht Hacks Vol. 3
Benefits sollten für Mitarbeitende von Nutzen sein. Dafür müssen sie zunächst einmal das Benefit-Angebot kennen – schon hier versagt oft die Unternehmenskommunikation. Außerdem gilt es auch regelmäßig zu prüfen, ob die angebotenen Benefits noch Sinn ergeben, besser durch andere Leistungen zu ersetzen sind oder vielleicht auch mal gestrichen werden müssen. Vor allem, wenn man Benefits streichen oder ersetzen möchte, muss das gut erklärt werden. Es kann für die Gesamtheit der Mitarbeitenden besser sein oder aus wirtschaftlichen Gründen einfach notwendig. Gerade in der Krise ist das Thema. Doch Organisationen kommen dabei leicht in die Bredouille, wenn sie vorher nicht auf ihre Formulierungen und erklärende Kommunikation geachtet haben.
Wenn Organisationen „freiwillige“ Leistungen anbieten, bedeutet das arbeitsrechtlich trotzdem nicht immer, dass diese Leistungen „frei änderbar“ sind – auch nicht durch einen sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalt (eine Standardklausel in Arbeitsverträgen). Das liegt daran, dass die Rechtsprechung an die Wirksamkeit von solchen Vorbehalten hohe Anforderungen stellt, die in Arbeitsverträgen kaum erfüllbar sind. Hinzu kommt: Häufig verwenden Organisationen die Formulierungen der „freiwilligen Leistungen“ relativ unbedacht, so dass sie damit den Eindruck erwecken, Mitarbeitende hätten – ohne bestimmte Voraussetzungen zu erfüllen – Anspruch darauf. Allgemeine „Benefit-Übersichten“, die Unternehmen für ihr Employer Branding nutzen, sind oft so formuliert, dass sie rechtlich eine sogenannte Gesamtzusage an die Mitarbeitenden darstellen. Oder es entsteht eine betriebliche Übung.
Die Folge? Mitarbeitende erwarten nicht nur, dass sie eine „freiwillige“ Leistung (immer) erhalten – sie haben tatsächlich Anspruch darauf. Aus einer freiwilligen Leistung wird im Handumdrehen eine nicht frei änderbare Leistung. Änderungen zulasten der Mitarbeitenden sind dann nur mit deren Zustimmung oder durch Änderungskündigung möglich.
Damit keine falschen Erwartungen und ungewollten Ansprüche entstehen, ist also eine klare Regelung erforderlich – und auch möglich. Was möchte man unter welchen Voraussetzungen und auf welcher Rechtsgrundlage zusagen? Wo bedarf es Flexibilität für künftige Änderungen? Richtige und transparente Formulierungen, Befristungen, konkret formulierte Vorbehalte, Voraussetzungen und flankierende Informationen schaffen Rechtssicherheit – für Mitarbeitende und Organisation. Mehr noch: Werden Änderungen nötig, sorgt ein transparentes Vorgehen auch für ein größeres Verständnis der Mitarbeitenden. Also: Schau Dir doch gleich mal Deine eigene Benefit-Kommunikation an!
Mehr zu Standardklauseln wie dem Freiwilligkeitsvorbehalt gibt’s im Workshop Arbeitsverträge auf Augenhöhe.
Über die Autorin
Rechtsanwältin Kathrin Hartmann macht deutlich: Handlungsoptionen gibt es immer– selbst im engsten arbeitsrechtlichen Korsett. Für uns stellt sie Tipps und Tricks zum Thema „New Pay & Arbeitsrecht“ zusammen (z.B. in unserem Newsletter oder in Weiterbildungsangeboten auf unserem Campus) und lotet aus, wie neue Formen der monetären und nicht-monetären Vergütung gewinnbringend für alle umsetzbar sind.